“なんとなく不便”は、放置すると必ず「見えるコスト」になります。
人事・総務の現場で起こる小さな手間や不安が積み重なると、月末・月初の山場で大きな負荷となって表面化します。
今回ご紹介するのは、生鮮食品販売業・200名規模の企業が、そのモヤモヤを言語化し、第一歩を踏み出した検討プロセスです。
“なんとなく不便”を言語化すると・・・
同社の課題は明快でした。
１）紙のタイムカードで勤怠を管理し、集計とエクセル転記に多大な手間がかかること
２）転記ミスが給与データの信頼性を揺るがし、有休残数の問い合わせ対応も都度Excelを開いて確認する必要があり、
現場の手間が膨らむこと
３）ITリテラシーが低く、新システム導入への心理的抵抗が障壁になっていること
iBPからのご案内内容
「何から手を付けるか」を整理するため、まず優先度を明確化。結論はシンプルです。
勤務実績の集計自動化と給与連携データ作成の効率化を“最優先”にすること。月次で必ず発生し、ミスの影響が大きい領域から着手することで、投資対効果を確実にし、現場の納得感も得やすくなります。
次に着手したのが運用整理と不安の軽減。他社事例とシステム機能を丁寧に説明し、「どこが自動化でき、どこが従来フローを活かせるか」を見える化。これにより“わからない”ことへの不安を減らし、導入後のイメージを具体化しました。
導入アプローチは柔軟に。現場の負担を下げるため、既存のExcelによるシフト作成ツールは当面維持。勤怠の記録・集計から段階的にシステム化を進める方針を採用しました。こうした段階導入は、抵抗感の強い現場でも合意形成が進みやすく、運用の失敗リスクも抑えられます。
このプロセスを通じて、「最優先で対応すべきはシステム化による自動化」という共通認識が社内に醸成され、勤怠管理システムへの第一歩を踏み出すことができました。重要なのは、全てを一度に変えるのではなく、“痛みの大きいところから確実に効く打ち手”を選ぶことです。
得られる効果は多岐にわたります。転記ミスの削減による給与データの信頼性向上、集計時間の短縮による残業抑制、有休残数の可視化で問い合わせ対応を削減し、従業員の自己確認を促進。
人事・総務が本来注力すべき運用改善・制度設計への時間を取り戻します。
一方で、人の不安は仕組みだけでは解けません。導入時には、短い説明会と現場向けクイックリファレンス、導入初月の伴走サポートが有効です。システムは「難しいものではない」「便利さがすぐに実感できる」という体験を早期に提供することが、定着の決め手になります。
ここから始める具体的ステップの例を挙げます。
１）現行の紙フローを可視化し、転記ポイントとミス発生箇所を特定する。
２）勤務実績の打刻・承認・集計をシステム化し、給与連携データのフォーマットを標準化する。
３）有休残数をリアルタイム表示できる仕組みを導入し、問い合わせのルートを作る。
４）シフトは当面Excelのまま運用し、必要に応じて将来的なシフト管理のシステム化を検討する。
５）導入初月はサポート窓口を厚めに設計し、現場の“つまずき”をその場で解消する。
この「段階的・現実的」な設計は、ITリテラシーが高くない現場でも抵抗感を最小化し、成果を早期に体感できるのが特徴です。成果が見えれば、次のステップ（シフト管理や申請系の電子化など）への移行もスムーズになります。
人事・総務が抱える“なんとなくの不便”は、言語化すれば必ず打ち手に落ちます。紙ベースの勤怠と手動入力リスク、有休管理の煩雑さ、IT抵抗感――この三点の交点にあるのが「勤怠の自動集計と給与連携の効率化」という一手。
小さく始めて確実に効かせることが、現場の信頼を取り戻す近道です。
私たちｉビジネスパートナーズは、他社事例と運用ノウハウに基づき、最適なステップ設計をご案内します。
既存ツールの活用を前提にした柔軟な導入も可能です。まずは現状の“モヤモヤ”を一緒に言語化し、最優先の一手を見つけましょう。詳しい導入事例の紹介や具体的な運用イメージのご相談も承ります。検討初期の不安整理から、現場伴走まで、ご要望に応じてご支援します。
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