毎日の入力・承認・チェックに追われ、改善したいのに検討の時間がとれない。
そんな「負のループ」に陥りがちなバックオフィスでは、システム導入が突破口になりえることはわかっていても、導入そのものの負担が大きく、新たな悩みの種になることも少なくありません。
検討段階では資料請求やデモの比較に時間がかかり、違いは分かっても「自社に合うか」の確信が持てない。
導入後も、サポートに繋がらない、問い合わせ窓口が複数に分散して混乱するなど、運用の現場で困りがちです。
そこで、よくある失敗事例を整理しつつ、実務担当者が「スムーズに」「抜かりなく」「後悔しない」選定を進めるための着眼点をまとめました。
よくある失敗事例①：目的が曖昧で「システム化」が目的になってしまう
効率化や品質向上が本来の目的なのに、価格や販売シェアだけで判断すると、必要な機能がなかったり、重要機能が有償オプションだったりと「想定外」の壁に直面します。導入後に「結局、効率化できていない」という事態を避けるため、目的・KPI・必須要件を先に明文化しましょう。
よくある失敗事例②：自社の業務とマッチしない
承認フローの柔軟性や既存システム連携の現実性を見落とすと、手作業やExcel修正が増えてしまいます。連携の粒度（項目レベル・ファイル形式・API可否等）と、アウトプットのフォーマット一致は、デモの段階で具体例を用いて検証するのが有効です。
よくある失敗事例③：使い始めてから「難しい」と気づく
設定に高いITスキルが必要、よく使う画面の操作性が悪い、従業員に定着しない——こうした課題は事前の「設定画面」確認と、運用開始までのタスク可視化でかなり回避できます。一気に全社展開すれば話が早いという側面もありますが、心配な場合は小規模導入から始めて、実ユーザーのフィードバックを得ることもおすすめです。
よくある失敗事例④：総コストが膨らむ
最低料金だけで比較すると、サポート費用やオプションでトータルコストが逆転することも。
初期設定を自社対応にしてコストを削減しようとしたものの、結局手間がかかり残業が増えるケースもあります。導入・運用・サポート・改善にかかる総費用と、期待する業務削減時間の試算を並べて判断しましょう。
失敗を避けるための実務チェックポイント
• 目的の明確化：システムを入れて改善したい業務を明確化。
• 要件の優先度付け：必須・推奨・将来要件に分け、妥協できる範囲を合意形成。
• 業務フロー適合性：現行フローとシステムの設定可能範囲を照合し、変更が必要なら影響を確認。
• 連携・データ品質：既存システムとのデータ項目突合、変換手順、API/CSVの運用ルールを設計。
• ユーザビリティ検証：日常的に使う画面で、入力ステップ・検索性をチェック。
• 導入体制とサポート：設定支援の範囲、問い合わせの待ち時間、窓口を事前確認。
• 費用の見える化：初期費、月額、オプション、サポート、教育、改善費をリスト化し比較。
とはいえ、「こんな細かい比較、やった方が良いのはわかってるけど、イチからやってられない！」という声が聞こえてきます。そうですよね。検討に時間が割きづらいときは、思い切って「無料相談会」を活用するのも近道です。
「課題が漠然としている」「まだ具体的に相談できない」という段階でも、課題の棚卸しから伴走してくれる無料相談会を使うと、情報整理が一気に進み、会話形式で実務の背景を掘り下げることで、要件の優先順位が明確になります。
ｉビジネスパートナーズの無料相談会フォーム（随時開催中）：https://ibp-meeting.sfsite.me/
まず情報収集から始めたい方へ：サービスサイトの活用
複数メーカーの商材を取り扱う代理店の視点は、特定製品に偏らない比較ができるのが利点です。
お役立ち資料のダウンロードも、具体的な検討の土台づくりに役立ちます。是非ご活用ください。
サービスサイト：https://ibp-solution-service.sfsite.me/
お役立ち資料ダウンロード：https://ibp-siryou.sfsite.me/
最後に—— 導入の成功は「準備8割、実装2割」
現場の目的に根差した要件定義、運用を見据えた検証、総コストの見える化、そして頼れる相談先の確保。
この4本柱がそろえば、システムは「負のループ」を断ち切る強力な味方になります。
悩む前に一歩を踏み出し、失敗しない選定を一緒に進めていきましょう。
