“なんとなく不便”は、放っておくと「手間」ではなく「事故リスク」に変わります。
特に人事情報は、給与・社会保険・各種手当など多くの業務の起点になるため、情報の鮮度と整合性が崩れると、
関係者とのやり取りが一気に増えてしまいます。
今回ご紹介するのは、医療器具取扱業・200名規模の企業が抱えていた“モヤモヤ”を、課題として言語化し、整理していった検討プロセスです。
“なんとなく不便”を言語化すると・・・
１）給与BPO先に対して、人事情報に変更があった際にやり取りするのが手間。
２）従業員から届く身上変更届等がExcelのため、転記が必要。
３）従業員から正しい形式で情報が集まらない。
４）担当者が業務を熟知する前に退職してしまう。
同社の最初の悩みは、給与BPO先との情報連携でした。
人事情報に変更があった際のやり取りが手間で、情報の同期・鮮度管理が課題になっていました。
さらに、従業員から届く身上変更届などがExcel運用のため、社内で転記が必要となり、手動入力によるリスクも抱えていました。加えて、テキスト入力が中心のため入力形式がバラバラになりやすく、「正しい情報が集まらない」「抽出できない」という管理面の課題も顕在化していました。
そして、見落とされがちなのが、担当者交代が短スパンで発生し、業務を熟知する前に退職してしまうことによる“属人化”と事故リスクです。
iBPからのご案内内容
こうした状況に対し、まず行ったのは交通整理（論点整理）でした。
相談窓口として継続的にご相談を受けていた背景もあり、業務の前提や事情を踏まえてヒアリングを実施。
「どこで情報が滞るのか」「どこでブレるのか」「誰の手に依存しているのか」を一つずつ棚卸しし、課題を分解していきました。
その結果、最も優先すべき課題は「人事情報管理の一元化」と、「“誰でも同じレベルで”情報管理できる基盤づくり」という結論に至りました。
一見便利そうに感じて使っていたExcelや管理ツールの自由度が高いことが、運用のバラつき・入力ルール不統一・引継ぎ困難につながっていたため、標準化できる仕組みが必要ということです。
そこで、ベストプラクティス型システムとして「人事奉行」の検討に進むことになりました。
目指す姿は、情報の入口（従業員からの申請）を整え、社内の転記を減らし、BPO先と同期しやすい“正”の人事マスターを持つこと。
これにより、変更時の確認・差し戻し・二重管理を減らし、情報の鮮度を保ったまま関係者に届けられる状態を作ることができます。また、入力ルールと運用が標準化されることで、担当者が変わっても同じ品質で回せる体制に近づきます。
“なんとなく不便”を言語化していくと、打ち手は「頑張って転記する」ではなく「ブレない土台を先に作る」に変わります。貴社でも同じように、BPO連携の手間、Excel申請のバラつき、引継ぎ不安がある場合は、まず「情報管理の一元化」と「入力・運用の標準化」から着手するのが近道かもしれません。
私たちｉビジネスパートナーズは、他社事例と運用ノウハウに基づき、最適なステップ設計をご案内します。
既存ツールの活用を前提にした柔軟な導入も可能です。まずは現状の“モヤモヤ”を一緒に言語化し、最優先の一手を見つけましょう。詳しい導入事例の紹介や具体的な運用イメージのご相談も承ります。検討初期の不安整理から、現場伴走まで、ご要望に応じてご支援します。
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