独自システムによる会計管理の“なんとなく不便”を整理
建設業・20名未満の企業で進んだ、勘定奉行クラウド導入までのプロセス
日々の業務は回っているものの、どこかに不便さを感じている。
手作業が多い、業務が属人化している、将来の運用に不安がある——。
そうした“なんとなくの課題”を抱えながらも、何をどう改善すべきか整理できていない企業は少なくありません。
今回は、建設業・20名未満の企業における会計業務の改善事例をご紹介します。独自システムで会計管理を行っていた
お客様が、現状の課題を一つずつ整理しながら「勘定奉行クラウド」の導入に至るまでのプロセスを振り返ります。
“なんとなく不便”を言語化すると・・・
１）会計管理について独自システムを組んでおり、いわゆる”一般的な会計システムがない”状態。
必要な情報を保持しておけず、手作業が発生している。
２）システム改修できる担当者が退職してしまった。
３）会計側のデータがうまく出せない問題はあるが、別の部門では独自システムから必要なデータを出力できている。
別部門への影響を最小限にとどめながら、現状を改善したい。
一見運用できているように見えた、独自システムでの会計管理
今回のお客様は、会計管理に独自システムを利用しており、一般的な会計システムは導入されていませんでした。
そのため、会計業務に必要な情報を十分に保持できない場面があり、一部の作業は手作業で補う運用をされていました。
大きなトラブルが起きていたわけではありません。
しかし、現場では「このままの運用で問題ないのだろうか」という漠然とした不安があり、業務負担や将来的なリスクが見えにくいまま積み重なっていたのです。
背景にあったのは、将来の運用リスクと属人化
独自システムの運用を見直すうえで大きかったのが、継続運用に対する不安でした。
もともとシステム改修を担っていた担当者が退職しており、今後仕様変更やトラブル対応が必要になった場合、柔軟な対応が難しい状況にありました。
今は使えていても、将来にわたって安定して使い続けられるとは限らない。
こうした状態は、日々の業務が止まっていないからこそ見過ごされやすいものです。
しかし、システムの保守性や継続性という観点では、大きなリスクを抱えていたといえます。
また、会計部門では必要なデータをうまく出力できない一方で、別の部門では同じシステムから必要な情報を取り出せているという状況がありました。つまり、システム自体が使えないわけではなく、部門ごとに運用方法に差が生まれていたのです。このような状態では、業務が特定の担当者に依存しやすくなり、標準化が難しくなってしまいます。
システムを変えたいが、変えることへの不安もあった
課題があるとはいえ、長く使ってきた独自システムを変更することには不安も伴います。
新しいシステムに切り替えることで、今使っている帳票はどうなるのか、業務フローは変わるのか、他部門にどこまで影響が出るのか——。こうした懸念から、改善の必要性を感じながらも、一歩を踏み出しにくい状況がありました。
特に、日常業務に深く組み込まれているシステムほど、変更に対する心理的なハードルは高くなります。そのため、単に新しいシステムを提案するのではなく、「何が変わり、何が変わらないのか」を丁寧に整理することが重要でした。
まずは“なんとなく不便”を具体的な課題に整理することからスタート
今回の進め方で重視したのは、お客様が感じている不便や不安を一つずつ言語化し、導入後の運用を具体的にイメージできるようにすることでした。
まず行ったのは、実際にお客様が利用している10数点のフォーマットの確認です。
デモ環境を活用しながら、現在の帳票や運用が新しいシステムでどのように再現できるのかを一つずつ整理していきました。そのうえで、勘定奉行クラウドで対応できるもの、Excelなどでの管理を残すものを切り分け、導入後の現実的な運用イメージを共有しました。すべてを無理に置き換えるのではなく、現場に合ったかたちで整理することで、不安の軽減につなげていきました。
クラウド化によって解消できるリスクを丁寧に共有
あわせて、お客様が感じていた運用リスクや属人化の問題についても、クラウドシステムへ移行することでどのような改善が期待できるかを丁寧に説明しました。
重要なのは、「クラウドだから便利」という抽象的な説明ではなく、現場にとってどのような安心につながるのかを具体的に示すことです。たとえば、特定の担当者に依存しにくい運用に近づけること、将来的な保守性の面で安心感があること、会計業務に必要な情報を適切に管理しやすくなることなど、目の前の業務に引き寄せて共有していきました。
こうした対話を重ねることで、お客様の中でも課題が整理され、「何のためにシステムを変えるのか」が明確になっていきました。
導入時にはメーカーとも連携し、認識のズレを防ぐ体制を整えた
システム導入では、機能そのものだけでなく、導入時の理解度や認識合わせも非常に重要です。
そこで今回は、メーカーによる導入指導の場にも同席し、お客様とメーカーの間で説明内容にズレが生じないようフォローを行いました。新しいシステムの導入時には、「理解したつもり」のまま進んでしまうことで、あとから運用面の負担が増えるケースもあります。そのため、説明を受けるだけで終わらせず、お客様が実際の業務にどう落とし込むかまで意識しながら伴走しました。こうした支援によって、導入に対する心理的なハードルを下げ、スムーズな立ち上がりを後押しすることができました。
勘定奉行クラウド導入で、業務改善への第一歩を実現
こうしたプロセスを経て、今回のお客様では財務会計システム「勘定奉行クラウド」の導入が実現しました。
今回の事例で印象的なのは、当初から大きな課題が明確だったわけではないという点です。「手作業が多い」「何となく不便」「このままでよいのか不安」——。そうした言葉になりきらない違和感を一つずつ整理していったことで、はじめて必要な改善策が見えてきました。
業務改善というと、大きな改革や抜本的な見直しをイメージしがちです。
しかし実際には、現場が感じている小さな不便や不安を丁寧に掘り起こし、何を残し、何を変えるべきかを整理することが、無理のない改善につながります。独自システムの運用に不安を感じている企業にとって、今回の事例はひとつのヒントになるのではないでしょうか。
私たちｉビジネスパートナーズは、他社事例と運用ノウハウに基づき、最適なステップ設計をご案内します。
既存ツールの活用を前提にした柔軟な導入も可能です。まずは現状の“モヤモヤ”を一緒に言語化し、最優先の一手を見つけましょう。詳しい導入事例の紹介や具体的な運用イメージのご相談も承ります。検討初期の不安整理から、現場伴走まで、ご要望に応じてご支援します。
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