「バックオフィス業務って、なんでこんなに手間がかかるの？」と感じながらも、時間も余裕もない。さらに、「ミスなく対応が当たり前」というプレッシャーに追われていませんか。
重い腰を上げて、いざ「システム導入しよう！」と動き出しても、資料請求・比較・デモ対応（1社あたり約1時間…）で疲弊し、「結局どれが自社に合うの？」と立ち止まりやすいのも現実です。
さらには、導入後に「サポート体制まで見ておらず、困ったときに電話できないシステムだった」「複数システムを入れたら、トラブル時の問い合わせ先が分からなくなってしまった」など“こんなはずじゃなかった”も起こりがちです。
なんて八方塞がり・・・と思ったあなたへ。
本コラムでは、バックオフィス部門でも特に「総務・労務・経営企画」に絞り、日々提案活動を行う私たちが実際に聞いた声やトレンドをもとに、「よくあるお悩み解決事例TOP5」をご紹介します。
第5位：経営管理・予実集計（Excel集計に追われ、分析する時間がない）
管理会計や予実管理をExcelで行っている企業は多いものの、各部署やシステムに散在するデータの収集や加工に多くの時間がかかります。その結果、経営会議に必要な資料作成だけで手一杯になり、本来注力すべき分析や改善提案に時間を割けないケースも少なくありません。経営管理システムを活用すれば、異なる形式のデータを集約し、集計から分析までを効率化できるため、迅速な意思決定を支援できます。
第4位：契約書電子化（紙と電子の二重管理から抜け出したい）
紙の契約書と電子契約書が混在し、保管場所や管理方法に悩んでいませんか。電子契約を導入しても、取引先によっては紙での締結が必要となり、かえって管理が複雑になることもあります。実は、同じ契約書でも、電子契約だけでなく既存の紙契約も含めて一元管理が可能なシステムもあります。検索性やセキュリティも向上し、契約書管理に関する不安や手間の軽減につながります。
第3位：安否確認（緊急時に本当に連絡が取れるのか不安）
災害や緊急事態に備えて連絡網を整備していても、実際に機能するのか不安を感じている企業は少なくありません。個人情報管理への配慮や、従業員に新たなID・パスワード管理を求める負担も課題です。安否確認システムを導入すれば、スマートフォンから簡単に回答できるほか、ID・パスワード不要で利用できるサービスもあります。平時にはアンケート機能として活用できるため、運用定着にもつながります。
第2位：ワークフロー（申請書が多すぎて業務が進まない）
稟議書や各種申請書が紙で運用されていると、承認のためだけに出社が必要になるなど、業務効率を大きく損ないます。また、申請書の種類が多く、「システム化は難しそう」と感じる担当者も少なくありません。ワークフローシステムを活用すれば、現在の申請書フォーマットをそのまま電子化できるケースもあり、ペーパーレス化をスムーズに進められます。少人数から試せるサービスも多く、段階的な導入が可能です。
第1位：勤怠管理（法対応と集計作業の負担を減らしたい）
毎月の勤怠集計や残業時間の管理、36協定への対応など、勤怠管理業務は担当者の負担が大きい領域です。手作業やExcel管理ではミスが発生しやすく、法令遵守の観点でも不安が残ります。勤怠管理システムを導入することで、打刻データの自動集計やリアルタイムでの勤務状況把握が可能になります。作業負担の軽減だけでなく、長時間労働の抑制や適切な休暇取得の促進にもつながるため、多くの企業で導入効果を実感しやすい分野です。
ここまでお読みいただき、いかがでしたか。「あるある！わかる～！」と思って頂けた場合、もしかしたら改善できる業務が他にも残っているかもしれません。そうはいっても「具体的な相談ができる段階ではない…」という方が大半かもしれませんが、そんな時には課題整理から支援してくれる「無料相談会」の活用が近道です。
マンツーマンで会話しながら状況を整理できるため、検討のスピードが段違いに上がります。
・ｉビジネスパートナーズ 無料相談会（随時開催） https://ibp-meeting.sfsite.me/
いきなり打合せをするには抵抗があるという方は、サービスサイトでお役立ち資料を入手し、社内共有から始めるのも有効です。資料請求は、メーカー直だと各社に個人情報を入力する必要がありますが、複数メーカーを扱う代理店であれば一括で資料を集めることができたり、「なぜ、このシステムが良いか」第三者目線で語られた資料が入手できるかもしれません。客観的な判断のために、どんどん活用してください。
・サービスサイト https://ibp-solution-service.sfsite.me/
・資料ダウンロードサイト https://ibp-siryou.sfsite.me/
システム導入は、一度にすべてを変える必要はありません。まずは自社で最も負担の大きい業務を見極め、小さく始めることが成功への近道です。導入事例やレビューを参考にしながら、自社に合ったシステム選びを進めていきましょう。
※個人情報のお取り扱いについてはこちらをご覧ください。
※ご入力いただいたメールアドレス宛に、広告を含むメールをお送りする場合があります。
不要な場合は、配信解除欄より停止手続きを頂けますのでご確認ください。
ご提供いただく個人情報のお取り扱いに同意の上、送信をクリックしてください。
資料請求はこちら
